Polityka prywatności sklepu internetowego CliniMax

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego CliniMax jest: Clinimax Adrian Szczepanek, ul. Gen. W. Sikorskiego 45, 05-250 Cegielnia, NIP: 1251567839 (dalej: „Administrator”).
2. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: e-mail biuro@clinimax.pl, tel. +48 533 985 515.
3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Dane osobowe są zbierane przede wszystkim podczas wysyłania zamówienia do potwierdzenia w sklepie oraz podczas wysyłania zapytania ofertowego lub kontaktowego przez formularz na stronie /zapytanie-ofertowe. Zależnie od typu klienta wybranego przy składaniu zamówienia, sklep może zbierać:

• imię i nazwisko (dla osób prywatnych),
• dane Nabywcy — nazwę, NIP i adres (dla firm i instytucji),
• dane Płatnika, jeżeli jest inny niż Nabywca — nazwę, NIP (jeżeli został podany) i adres,
• dane osoby kontaktowej (dla firm i instytucji),
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres miejsca dostawy, a dla zamówień firmowych i instytucjonalnych, w których Odbiorca jest inny niż Nabywca — także dane Odbiorcy: nazwę odbiorcy / jednostki oraz imię i nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej u Odbiorcy,
• dane do faktury, jeżeli są inne niż adres dostawy,
• treść uwag do zamówienia, jeżeli zostały podane,
• preferowany sposób dostawy,
• preferowany sposób płatności,
• informacje o zamówionych produktach,
• numer i status zamówienia,
• informację o wersji zaakceptowanego Regulaminu oraz datę i godzinę jego akceptacji.

Imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby kontaktowej wskazanej jako Odbiorca najczęściej nie są pozyskiwane bezpośrednio od tej osoby — podaje je Administratorowi osoba lub podmiot składający zamówienie (np. gdy pracownik jednej jednostki podaje dane kontaktowe pracownika innej placówki, do której ma trafić dostawa). Źródłem tych danych jest w takim przypadku osoba lub podmiot składający zamówienie. Dane te przetwarzane są wyłącznie w celu obsługi i realizacji zamówienia, kontaktu dotyczącego dostawy oraz prawidłowego dostarczenia towaru.

Klient zalogowany do konta może dodatkowo, z własnej inicjatywy, zapisać na koncie ten sam zestaw danych (dane Nabywcy, Płatnika, Odbiorcy oraz dane kontaktowe) do wykorzystania jako podpowiedź przy kolejnych zamówieniach — patrz § 4 pkt 6.

Sklep nie zapisuje adresu IP klienta w związku ze złożeniem zamówienia ani wysłaniem zapytania ofertowego.

W przypadku wysłania zapytania przez formularz /zapytanie-ofertowe, w zależności od wybranego rodzaju zapytania i treści wpisanej przez osobę wysyłającą, sklep zbiera: nazwę firmy (opcjonalnie), NIP (opcjonalnie), imię i nazwisko lub osobę kontaktową, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), temat i treść zapytania, a jeżeli zapytanie dotyczy konkretnego produktu — również nazwę i symbol tego produktu w chwili wysłania zapytania. Jeżeli zapytanie wysyła osoba zalogowana do konta klienta, zapytanie jest dodatkowo powiązane z jej kontem.

1. Zamówienia i działania przed zawarciem umowy. Dane podane w formularzu zamówienia przetwarzane są w celu: przyjęcia zamówienia do weryfikacji, kontaktu z Klientem, sprawdzenia możliwości realizacji zamówienia, ustalenia sposobu i kosztu dostawy, przedstawienia Klientowi ostatecznych warunków realizacji oraz — jeżeli Klient zaakceptuje te warunki — zawarcia i wykonania umowy sprzedaży. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Zapytania ofertowe i kontaktowe. Dane podane w formularzu zapytania przetwarzane są w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania wyceny lub innej informacji, o którą poprosiła osoba wysyłająca zapytanie. Jeżeli zapytanie dotyczy przyszłej umowy (np. wyceny, większej ilości produktów, współpracy), podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed ewentualnym zawarciem umowy. W pozostałych przypadkach (np. pytanie ogólne, niezwiązane z konkretną przyszłą umową) podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na skierowane do niego zapytanie. Formularz zapytania nie służy celom marketingowym i nie wiąże się z żadną odrębną zgodą.
3. Obowiązki prawne. Jeżeli po zawarciu umowy powstają obowiązki podatkowe, księgowe lub inne obowiązki dokumentacyjne, dane związane z zamówieniem mogą być przechowywane w zakresie i przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa (w szczególności przepisów podatkowych i o rachunkowości). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Dochodzenie i obrona roszczeń. Jeżeli jest to prawnie uzasadnione, dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą umową. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

1. Sklep umożliwia — opcjonalnie — założenie konta klienta i zalogowanie się do niego przy użyciu adresu e-mail i hasła albo konta Google. Złożenie zamówienia nadal nie wymaga rejestracji ani zakładania konta (zgodnie z Regulaminem Sklepu); z konta korzystają wyłącznie osoby, które same zdecydują się je założyć.
2. W związku z założeniem i obsługą konta przy użyciu adresu e-mail i hasła przetwarzany jest podany adres e-mail oraz dane logowania (m.in. zaszyfrowane hasło, zdarzenia logowania, tokeny sesji). Danymi logowania zarządza wyłącznie usługa Supabase Auth — CliniMax nie przechowuje hasła klienta we własnej bazie danych ani nie ma do niego wglądu w postaci jawnej.
3. W przypadku skorzystania z logowania przez konto Google, po wyrażeniu zgody przez Klienta na ekranie logowania Google, Administrator otrzymuje — za pośrednictwem usługi Supabase Auth — następujące dane z konta Google Klienta: adres e-mail oraz informację, czy został on zweryfikowany przez Google; imię i nazwisko (lub nazwę profilu) przypisane do konta Google; adres URL zdjęcia profilowego Google, jeżeli zostało ustawione; a także techniczne identyfikatory konta Google służące jego jednoznacznej identyfikacji przy kolejnych logowaniach. Sklep CliniMax faktycznie wykorzystuje w swoim działaniu wyłącznie adres e-mail oraz techniczny identyfikator konta — imię, nazwisko i zdjęcie profilowe, choć zapisywane przez usługę logowania, nie są nigdzie wyświetlane ani w żaden inny sposób wykorzystywane w Sklepie. Rolę Google w tym procesie opisano w § 6.
4. Cel przetwarzania — niezależnie od wybranego sposobu logowania — to: utworzenie konta, uwierzytelnienie Klienta oraz umożliwienie mu dostępu do funkcji konta, w tym historii zamówień (w tym potwierdzenie adresu e-mail i reset hasła na żądanie klienta, jeżeli dotyczy). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy o prowadzenie konta, oraz do wykonania tej umowy. Logowanie przez Google nie jest wykorzystywane w celach marketingowych i nie wiąże się z żadną odrębną zgodą.
5. Konto klienta nie wiąże się obecnie z newsletterem ani działaniami marketingowymi — zasady dotyczące marketingu opisano w § 5.
6. Klient zalogowany do konta może opcjonalnie zapisać na nim jeden domyślny zestaw danych używanych przy składaniu zamówień — dane Nabywcy (lub, dla osoby prywatnej, imię i nazwisko oraz adres), dane Płatnika i Odbiorcy (jeżeli inne niż Nabywca) oraz dane kontaktowe (osoba kontaktowa, adres e-mail i telefon do zamówień — niezależne od adresu e-mail, którym klient loguje się do konta). Zapisane dane są wykorzystywane wyłącznie jako wstępna podpowiedź do uzupełnienia formularza nowego zamówienia — klient może je przed wysłaniem każdego zamówienia dowolnie zmienić, a już złożone zamówienia zachowują własny, niezależny zapis danych i nigdy się nie zmieniają w wyniku późniejszej zmiany lub usunięcia zapisanych danych na koncie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działanie na żądanie Klienta w związku z przygotowaniem do zawarcia umowy. Klient może w każdej chwili zmienić lub usunąć te dane na stronie /konto/dane; usunięcie nie wpływa na konto, historię zamówień ani zapytania ofertowe.

Sklep obecnie:

• nie prowadzi newslettera,
• nie korzysta z Google Analytics,
• nie korzysta z Meta Pixel,
• nie korzysta z Google Ads,
• nie korzysta z Microsoft Clarity,
• nie korzysta z Hotjar,
• nie korzysta z Vercel Analytics ani Speed Insights.

Dane Klientów nie są obecnie wykorzystywane w celach marketingowych ani do profilowania reklamowego. Jeżeli takie funkcje zostaną w przyszłości wprowadzone, niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana, a tam, gdzie będzie to wymagane — wdrożone zostaną odpowiednie mechanizmy zgody.

W związku z prowadzeniem sklepu Administrator korzysta obecnie z usług następujących dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora, w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług technicznych — jako podmioty przetwarzające w rozumieniu RODO, na podstawie zawartych z nimi umów powierzenia przetwarzania danych (DPA):

• Supabase — przechowywanie danych zamówień, obsługa logowania i kont klientów, w tym logowania przez Google (Supabase Auth), oraz infrastruktura bazy danych sklepu. Z konfiguracji projektu wynika, że baza danych jest hostowana w regionie znajdującym się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Sztokholm, Szwecja). Supabase udostępnia klientom swojej usługi standardową umowę powierzenia przetwarzania danych (Data Processing Addendum).
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail związanych z obsługą zamówień oraz zapytań ofertowych/kontaktowych (potwierdzenie otrzymania zgłoszenia lub zapytania, powiadomienia wewnętrzne).
• Vercel — hosting i infrastruktura techniczna, na której działa sklep internetowy.

Część z tych podmiotów może przetwarzać dane w infrastrukturze zlokalizowanej poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach dany dostawca deklaruje w swojej ogólnie dostępnej dokumentacji stosowanie zabezpieczeń przewidzianych przepisami o ochronie danych — w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i/lub certyfikacji w ramach programu EU-US Data Privacy Framework. Szczegółowe, aktualne informacje o zakresie przetwarzania, lokalizacji infrastruktury oraz stosowanych zabezpieczeniach danego dostawcy dostępne są w jego oficjalnej dokumentacji prawnej.

Google uczestniczy w przetwarzaniu danych w odrębny sposób, wyłącznie w związku z udostępnieniem Klientom funkcji logowania przy użyciu konta Google. W tym zakresie Google — w odniesieniu do samego konta Google Klienta oraz przebiegu procesu logowania — działa jako niezależny administrator danych, na zasadach opisanych we własnej Polityce prywatności Google, a nie jako podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora. Administrator (CliniMax) otrzymuje od Google, za pośrednictwem Supabase Auth, wyłącznie te dane, na których udostępnienie Klient wyraził zgodę na ekranie logowania Google — opisane w § 4. Google LLC jest podmiotem działającym w skali globalnej, w związku z czym dane dotyczące konta Google i logowania mogą być przez Google przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na zasadach i z zastosowaniem zabezpieczeń opisanych w polityce prywatności Google — Administrator nie ma na to bezpośredniego wpływu ani nie składa w tym zakresie własnych zapewnień.

W związku z realizacją zamówienia, po zawarciu umowy, dane niezbędne do dostarczenia przesyłki mogą zostać przekazane podmiotom realizującym transport lub dostawę zamówienia — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania dostawy. Wybór konkretnego przewoźnika ustalany jest indywidualnie dla danego zamówienia, dlatego niniejsza Polityka nie wskazuje jednej, stałej firmy kurierskiej.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane przepisami RODO — w tym usunięcia konta klienta na żądanie zgłoszone Administratorowi,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (§ 3 pkt 3),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Obsługa zamówienia w sklepie CliniMax nie odbywa się na podstawie zgody — nie wiąże się więc z prawem do jej wycofania. Jeżeli w przyszłości określone przetwarzanie danych będzie oparte na zgodzie, osoba, której dane dotyczą, będzie mogła ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@clinimax.pl.

1. Sklep internetowy CliniMax nie wykorzystuje cookies analitycznych, marketingowych ani żadnych narzędzi śledzących.
2. Osobom, które zalogują się do konta klienta, sklep ustawia niezbędne pliki cookies sesji logowania (obsługiwane przez Supabase Auth) — wyłącznie w celu utrzymania zalogowanej sesji między odwiedzinami. Osoby niezalogowane oraz korzystające ze sklepu bez konta nie otrzymują tych plików cookies.
3. Poza cookies sesji logowania, jedynym mechanizmem zapisującym informacje w przeglądarce jest technologia localStorage, wykorzystywana wyłącznie do działania koszyka zakupowego.
4. Pod technicznym kluczem clinimax_cart_v1 przechowywane są wyłącznie informacje o produktach dodanych do koszyka i ich ilościach (m.in. nazwa, marka, kategoria, SKU, cena, ilość). W tym miejscu nie są zapisywane żadne dane osobowe — imię, adres e-mail, numer telefonu ani adres Klienta.
5. localStorage pozwala, w uproszczeniu, zachować zawartość koszyka na urządzeniu użytkownika pomiędzy kolejnymi odwiedzinami sklepu na tym samym urządzeniu i w tej samej przeglądarce — bez tego mechanizmu zawartość koszyka byłaby tracona przy każdym odświeżeniu strony.
6. Mechanizm ten jest wykorzystywany wyłącznie w celu zapewnienia funkcji koszyka, wyraźnie żądanej przez osobę korzystającą ze sklepu, i nie wymaga odrębnej zgody.

Okres przechowywania danych zależy od tego, czy złożone zamówienie doprowadziło do zawarcia umowy:

• Zamówienie, które nie doprowadziło do zawarcia umowy (np. Klient nie zaakceptował przedstawionych ostatecznych warunków realizacji) — dane związane z takim zgłoszeniem przechowywane są przez okres niezbędny do jego obsługi, a następnie do momentu, w którym ich dalsze przechowywanie przestaje być uzasadnione celem, dla którego zostały zebrane.
• Dane związane z zawartą umową sprzedaży — przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków prawnych opisanych poniżej lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.
• Dokumentacja wymagana przepisami podatkowymi i o rachunkowości — przechowywana przez okres wynikający z tych przepisów, który może różnić się w zależności od rodzaju dokumentu.
• Dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń wynikającemu z obowiązujących przepisów prawa.
• Dane konta klienta (adres e-mail, dane logowania, a w przypadku logowania przez Google — także dane konta Google opisane w § 4) — przez czas istnienia konta, do momentu jego usunięcia przez klienta lub na jego żądanie zgłoszone Administratorowi.
• Zapisane na koncie dane do zamówień (§ 4 pkt 6) — do momentu ich usunięcia lub zmiany przez klienta na stronie /konto/dane, a najpóźniej do usunięcia konta.
• Zapytania ofertowe i kontaktowe — dane związane z zapytaniem przesłanym przez formularz /zapytanie-ofertowe przechowywane są przez okres niezbędny do jego obsługi, a następnie do momentu, w którym ich dalsze przechowywanie przestaje być uzasadnione celem, dla którego zostały zebrane (w szczególności do czasu udzielenia odpowiedzi i zakończenia ewentualnej dalszej korespondencji w tej sprawie). Jeżeli zapytanie doprowadzi do złożenia zamówienia, dane związane z samym zamówieniem przechowywane są zgodnie z zasadami opisanymi powyżej dla zamówień.

Dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem ze sklepu nie są obecnie wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających, ani do profilowania w rozumieniu RODO.

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w razie zmiany zakresu funkcjonalności sklepu, wprowadzenia nowych usług lub zmiany obowiązujących przepisów prawa. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.